המשרד הוא לב-ליבו של העסק. כאן מתנהלת שגרת העבודה מדי בוקר, זה המקום שבו העובדים שלכם יבצעו את המטלות השוטפות שלהם ולכאן גם יגיעו אורחים או לקוחות פוטנציאליים. לכן, אם אתם מקימים משרד חדש, חשוב מאוד לוודא שהוא מתוכנן היטב וכולל את כל הציוד הדרוש לכם לעבודה פרודוקטיבית ולאווירה מזמינה. כדי להיות בטוחים שאכן יש לכם את כל מה שאתם צריכים, תוכלו להיעזר במדריך הקצר הבא.
עמדות עבודה
לעסקים שונים יש דרכי עבודה שונות, אך כמעט בכולם תמצאו עמדות עבודה. עמדות אלו יכולות להיות אישיות ומותאמות לכל עובד, או שהן יכולות להיות עמדות עבודה כלליות המשרתות כמה עובדים שונים המגיעים למשרד בשעות שונות לאורך יום העבודה. כך או כך, ישנם כמה פריטים בסיסיים שחייבים להיות בכל עמדה:
- שולחן עבודה: שולחן עבודה הוא חלק מהותי בכל עמדת עבודה. כדי לבחור בשולחן הנכון, חשוב לוודא שהוא עשוי מחומרי גלם איכותיים, יציב ובעל הממדים המתאימים. שולחן עבודה מתאים צריך להיות רחב דיו להכיל את כל הציוד המשרדי הדרוש לעובד ולאפשר עבודה נעימה לאורך זמן.
- מחיצות: אם מעוניינים ליצור תחושת פרטיות בעמדת העבודה או לאפשר מקום להתקנה של לוח הודעות, ניתן להרכיב בעמדת העבודה מחיצות. חשוב לוודא שמחיצות אלו בטוחות לשימוש ומותקנות היטב, וכדאי לבחור במחיצות שאינן מבודדות בין העובדים לחלוטין ומאפשרות בכל זאת שיחה בעת הצורך.
- כיסא: כל עמדת עבודה צריכה להיות מצוידת בכיסא נוח לשימוש, ובמידת האפשר כדאי לבחור בכיסא ארגונומי שניתן להתאים אותו בקלות לצרכיהם של עובדים שונים.
- מקומות אחסון: גם במקרים שבהם עמדות העבודה משרתות כמה עובדים שונים, חשוב לוודא שיעמדו לרשות העובדים מקומות אחסון לפריטים אישיים כגון תיק ומכלי שתייה.
ציוד מחשוב
אין זה סוד כי מחשבים מנהלים את העולם. בכל משרד יש היום כמה עמדות מחשב המשמשות גם לצורך מטרות העסק עצמו וגם לצרכים אדמיניסטרטיביים. מחשבים מאפשרים לנו לשמור על קשר עם לקוחות ועם ספקים ובלעדיהם אין אפשרות לשמור על ניהול תקין של העסק. במסגרת זו, תידרשו בדרך כלל לפריטים הבאים:
- מחשבים: בשוק מוצעים היום דגמים מסוגים שונים בעלי יכולות שונות וביצועים מגוונים. מכיוון שמפרט המחשב עשוי להשפיע באופן משמעותי על העלות שלו, כדאי להתייעץ עם חברה המתמחה בתחום, לאפיין את הצרכים של העסק ולבחור בציוד המתאים לכם.
- שירותי גיבוי: גם המחשב החזק והאיכותי ביותר נמצא בסיכון. התקפות סייבר או אפילו מחיקה בשגגה של קבצים עלולה להוביל להפסדים ניכרים. כדי לשמור היטב על המידע העסקי החשוב ולהבטיח המשך פעולה תקין של העסק, חשוב מאוד לוודא שלרשות העסק עומדים שירותי גיבוי.
- מדפסות: היום אומנם נעשים מאמצים לצמצם את השימוש בנייר, אך עדיין ישנם מקרים שבהם מדפסת לייזר צבעונית היא ציוד נדרש במשרד. הדפסה של קבלות, חוברות הדרכה לעובדים או אפילו עלוני פרסום ושליחת הזמנות לאירועים ללקוחות – בכל מקרים אלו כדאי שתעמוד לרשותכם מדפסת לייזר צבעונית ואיכותית.
פינת הקפה ואירוח
המשרד הוא כרטיס הביקור של העסק. מלבד העובדים, מגיעים לכאן ספקים, אורחים וכמובן – לקוחות פוטנציאליים. מסיבה זו, חשוב מאוד שבמשרד תשרור אווירה נעימה ומזמינה שתיצור רושם חיובי על העסק. לצורך זה, כדאי להרכיב אזור ייעודי במשרד שישמש לאירוח והמתנה בעת הצורך, ורצוי לצייד אותו בפריטים הבאים:
- פינת ישיבה נוחה: ריהוט נאה ונוח יסייע לכם ליצור את האווירה המבוקשת במשרד, כאשר ניתן לבחור בגוונים ההולמים את צבעי המותג.
- מכונות קפה לעסק: מכונת קפה איכותית תאפשר להכין משקאות חמים ותסייע לכם ליצור קשר נינוח עם האורחים בתהליך קבלת הפנים.
- חומרי קריאה: אם אזור האירוח משמש גם כחדר המתנה, ניתן לצייד אותו בחומרי קריאה. תוכלו לבחור במגזינים במגוון נושאים, אך רצוי גם לכלול חומרי קריאה המספקים מידע רלוונטי על בית העסק.
